Documento legal

Política de Tratamiento de Información (PTI)

Última actualización: 15 de octubre de 2026 · Marco normativo: Ley 1581 de 2012, Decreto 1377 de 2013 y Decreto 1074 de 2015 (República de Colombia)

1. Identificación

Titular de Dent-iOS (persona natural): CARLOS ENRIQUE ROCHA GAMBOA
Cédula de ciudadanía: 79557687
Domicilio: Av 3C norte # 59-63, Cali, Valle del Cauca, Colombia
Canal de contacto para temas de datos personales: contacto@dent-ios.co

2. Rol de Dent-iOS frente a los datos

Dent-iOS es una plataforma de interoperabilidad que conecta clínicas odontológicas, laboratorios dentales y proveedores. Según el tipo de dato, Dent-iOS puede actuar en dos roles distintos:

• Encargado del Tratamiento: respecto de la información clínica, órdenes de servicio, datos del paciente y demás datos que la clínica, el odontólogo o el laboratorio ingresan al sistema. Estos datos son procesados por cuenta y bajo instrucción del profesional o la clínica (quienes son el Responsable frente al paciente). Dent-iOS no decide las finalidades de este tratamiento y se compromete a no usarlo para fines distintos a la operación del sistema.
• Responsable del Tratamiento: respecto de los datos de los profesionales, clínicas y laboratorios que se registran directamente en la plataforma (nombre, correo, teléfono, datos de facturación) para la gestión comercial y administrativa del servicio.

La relación Responsable–Encargado debe formalizarse mediante el acuerdo de tratamiento o transmisión de datos correspondiente con la clínica u odontólogo.

3. Datos que se recolectan

• Datos de identificación y contacto: nombre, correo, teléfono, cargo, clínica/laboratorio al que pertenece.
• Datos de la relación comercial: plan contratado, facturación, historial de uso de la plataforma.
• Datos sensibles de salud (Ley 1581, art. 5), contenidos en las órdenes de servicio y órdenes de laboratorio: diagnósticos y tratamientos asociados a la orden, odontograma, fotografías clínicas (incluyendo el registro fotográfico de color dental), notas clínicas.

4. Finalidad del tratamiento

Los datos se usan exclusivamente para: (i) operar la interoperabilidad entre clínica, laboratorio y proveedor sobre una misma orden de servicio; (ii) la gestión administrativa, facturación y soporte de la plataforma; (iii) el cumplimiento de obligaciones legales y contractuales; (iv) mejoras internas del servicio. Los datos de salud nunca se usan con fines comerciales, publicitarios o de venta a terceros.

5. Autorización y consentimiento informado

Por tratarse de datos sensibles de salud, la ley exige autorización previa, expresa e informada del titular. En la relación clínica–paciente, corresponde al odontólogo o la clínica obtener dicho consentimiento informado (incluyendo que sus datos serán procesados por un tercero tecnológico: Dent-iOS). Cuando el paciente interactúa directamente con Dent-iOS (por ejemplo, para consultar el estado de su orden), la plataforma le informará expresamente:

1. Que, por tratarse de datos de salud, no está obligado a responder ni autorizar.
2. Cuáles datos sensibles se recolectarán específicamente.
3. La finalidad exacta del tratamiento (gestión administrativa e interoperabilidad de su orden de servicio).

6. Seguridad de la información

• Conexiones HTTPS/TLS para el acceso a la plataforma y a las API integradas.
• Autenticación y controles de acceso según la cuenta, la clínica y los permisos del usuario.
• Cifrado en el servidor de las credenciales de renovación de las conexiones con Google.
• Registros de actividad para el seguimiento de operaciones de la plataforma.

7. Derechos de los titulares (Derechos ARCO)

Todo titular puede ejercer, en cualquier momento y de forma gratuita, sus derechos a Acceder, Rectificar, Cancelar (suprimir) datos y Oponerse al tratamiento (ARCO), así como consultar y presentar reclamos, escribiendo a contacto@dent-ios.co. Los tiempos de respuesta son los previstos por la ley: consultas en máximo 10 días hábiles, reclamos en máximo 15 días hábiles.

8. Transmisión y transferencia de datos

Dent-iOS utiliza proveedores de infraestructura tecnológica (hosting y base de datos en la nube) para almacenar y procesar la información, quienes actúan como sub-encargados bajo obligaciones contractuales de confidencialidad y seguridad equivalentes a las aquí descritas. No se vende ni se comparte información con terceros para fines comerciales o publicitarios.

9. Vigencia

Esta política rige desde su publicación y permanecerá vigente mientras Dent-iOS preste el servicio. Los datos se conservarán durante la relación contractual y el tiempo adicional exigido por obligaciones legales, fiscales o contables.

10. Incidentes de seguridad

Ante cualquier incidente que comprometa la confidencialidad, integridad o disponibilidad de los datos, Dent-iOS notificará a la Superintendencia de Industria y Comercio y a los titulares afectados conforme a los plazos y procedimientos establecidos por la ley, siguiendo el protocolo interno de gestión de incidentes.

11. Conexiones con Google

Esta política también se aplica a Dent-iOS Clinic y a su conexión opcional con Google. El administrador autoriza la cuenta de trabajo de la clínica. La conexión personal de Google Tasks se autoriza por separado. Google muestra los permisos solicitados antes de conceder acceso; Dent-iOS no solicita ni almacena la contraseña de Google.

• Identificación: se utiliza el correo y el identificador de la cuenta para reconocer la conexión y mostrar qué cuenta está autorizada.
• Google Calendar: se consultan los calendarios disponibles y los eventos del calendario seleccionado para sincronizar la agenda con Clinic. El permiso actual es de lectura.
• Google Drive: se trabaja con los archivos creados o autorizados para la aplicación, para adjuntar y consultar documentación de los casos. No se solicita acceso general a todo Drive.
• Gmail, envío: se envían comunicaciones relacionadas con las funciones de la clínica, como órdenes, solicitudes y seguimientos, desde la cuenta conectada.
• Gmail, lectura: se buscan y procesan mensajes relacionados con resultados radiológicos, facturas y cotizaciones. Según la función, se consultan remitente, asunto, fecha, contenido, enlaces y adjuntos. Los resultados pertinentes se vinculan con las órdenes o registros de compras de la clínica. Este permiso no permite a Dent-iOS modificar ni eliminar los mensajes del buzón.
• Contactos de Google: se consultan contactos y grupos para localizar proveedores y facilitar la gestión de compras. No se modifican los contactos de Google.
• Google Tasks: se crea y mantiene la lista de pendientes de Dent-iOS. Se pueden enviar el área, la descripción del pendiente, el nombre del paciente o responsable cuando corresponda, la fecha y un enlace a Clinic. Se consultan y actualizan las tareas vinculadas para mantener el seguimiento. Completar una tarea en Google no registra pagos, entregas ni decisiones clínicas en Clinic.

12. Procesamiento y uso limitado de datos de Google

Los datos se procesan para prestar las funciones visibles descritas anteriormente. La infraestructura de alojamiento y base de datos de Dent-iOS procesa la información necesaria para esas funciones. En las funciones de extracción de facturas y cotizaciones, el texto y los adjuntos compatibles pueden enviarse a la API de OpenAI para obtener datos estructurados. Las solicitudes se realizan con almacenamiento de respuestas desactivado (store: false); esto no equivale a una garantía de retención cero por parte del proveedor.

Dent-iOS no vende los datos obtenidos de Google, no los utiliza para publicidad ni para entrenar modelos de inteligencia artificial de propósito general. Su uso y transferencia se limitan a proporcionar o mejorar las funciones orientadas al usuario, a proteger la seguridad, a cumplir obligaciones legales y a los demás supuestos permitidos por la política de Google. El acceso humano a estos datos se limita a los supuestos permitidos por dicha política, incluido el consentimiento específico del usuario cuando corresponda.

El uso y la transferencia por parte de Dent-iOS de información recibida de las API de Google se ajustarán a la Política de Datos del Usuario de los Servicios de API de Google, incluidos sus requisitos de Uso Limitado (Limited Use).

13. Conservación, desconexión y eliminación

Las credenciales de renovación de Google se conservan cifradas en el servidor mientras la conexión está activa, para permitir las funciones autorizadas sin pedir un inicio de sesión en cada operación. Puedes desconectar la cuenta de trabajo o Google Tasks desde Configuración → Conexiones de Clinic. Al desconectar se elimina la credencial de renovación correspondiente de Dent-iOS y se detiene su sincronización. También puedes revocar el permiso desde las conexiones de tu cuenta de Google.

Desconectar no elimina automáticamente los registros ya importados en Clinic ni las tareas, archivos o mensajes existentes en Google. Los registros de Clinic se conservan conforme a su finalidad y a las obligaciones descritas en esta política. Para solicitar la eliminación de los datos importados o derivados de Google, escribe a contacto@dent-ios.co indicando la cuenta y la clínica correspondientes. Verificaremos la identidad y el alcance de la solicitud; cuando exista una obligación legal de conservación, informaremos qué datos deben conservarse y por qué.